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邦永PM2項目管理軟件在系統集成行業(yè)中的全面應用

作為專(zhuān)業(yè)的弱電系統工程承建商,名特網(wǎng)絡(luò )公司擁有先進(jìn)的管理理念和管理體系。隨著(zhù)同時(shí)在建項目不斷增多,協(xié)調各個(gè)項目及公司各個(gè)職能部門(mén)...

云南亞太環(huán)保PM2運用案例

運用PM2項目管理系統能把公司各部門(mén)的數據進(jìn)行匯總,主要完善了企業(yè)內部的管理,完善了各部門(mén)之間的流程做到統一化,通過(guò)報表的形式體現...

邦永PM2系統在智能交通企業(yè)管理中的應用

 

一、ITS行業(yè)概述以及在中國的發(fā)展

 

智能交通系統(ITS--Intelligent Transport Systems)是將先進(jìn)的信息技術(shù)、數據通訊傳輸技術(shù)、電子控制技術(shù)、計算機技術(shù)及智能車(chē)輛技術(shù)等綜合運用于整個(gè)交通運輸管理體系,通過(guò)對交通信息的實(shí)時(shí)采集、傳輸和處理,借助各種科技手段和設備,對各種交通情況進(jìn)行協(xié)調和處理,建立起一種實(shí)時(shí)、準確、高效的綜合運輸管理體系,從而使交通設施得以充分利用,提高交通效率和安全,最終使交通運輸服務(wù)和管理智能化,實(shí)現交通運輸的集約式發(fā)展。使道路、車(chē)輛和駕駛員之間建立起智能聯(lián)系,借助系統的智能,車(chē)輛可以在道路上安全、自由地行駛,靠智能化手段將車(chē)輛運行狀態(tài)調整到最佳,實(shí)現人、車(chē)、路的和諧統一。

研究表明,采用智能交通系統(ITS)可使城市道路的通行能力提高二至三倍,可使交通擁擠降低20%-80%,停車(chē)次數可以減少30%,行車(chē)時(shí)間減少13%-45%,油料消耗減少30%,廢氣排放減少26%,交通事故可以成倍地減少,有效提高交通運輸效率,從而產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟效益和社會(huì )效益。

智能交通形成一個(gè)系統概念,起始于20 世紀80 年代,其中最具代表性的是美國智能車(chē)輛道路系統(IVHS,1992 年)、歐洲高效安全歐洲交通計劃(PROMETHEUS,1986 年)、歐洲車(chē)輛安全道路結構計劃(DRIVE,1989 年)日本的道路交通信息通信系統(VICS,1995 年)。它們共同的特點(diǎn)是:將先進(jìn)的信息技術(shù)、計算機技術(shù)、數據通信技術(shù)、傳感器技術(shù)、電子控制技術(shù)、自動(dòng)控制理論、運籌學(xué)、人工智能等有效地綜合運用于整個(gè)交通服務(wù)、管理與控制,從而建立起來(lái)的一種大范圍、全方位發(fā)揮作用的實(shí)時(shí)、準確、高效的運輸綜合管理系統,以解決日趨惡化的道路交通擁擠、交通事故和環(huán)境污染。

美、歐、日是世界上經(jīng)濟發(fā)展水平最高的國家和地區,也是世界上ITS 開(kāi)發(fā)應用的最好國家。從它們發(fā)展情況看,ITS 的發(fā)展,已不限于解決交通擁堵、交通事故、交通污染等問(wèn)題,也成為緩解能源短缺、培育新興產(chǎn)業(yè)、增強國際競爭力、提升國家安全的戰略措施。

在中國,20世紀80年代就已從治理城市交通管理開(kāi)始入手,運用高科技來(lái)發(fā)展交通運輸系統。20世紀90年代,一些高校和交通研究機構開(kāi)始了城市交通誘導系統技術(shù)的研究和嘗試,開(kāi)始跟蹤國際上智能運輸系統的發(fā)展,交通部也將智能運輸系統的研究納入了公路、水運科技發(fā)展“九五”計劃和2010發(fā)展綱要。目前中國正在進(jìn)行和已經(jīng)完成的和車(chē)輛通信相關(guān)的項目及課題也有很多,例如:在“九五”、“十五”、“十一五”中國國家科技攻關(guān)計劃關(guān)于智能交通項目實(shí)施的基礎上,北京實(shí)施了“科技奧運”智能交通應用試點(diǎn)示范工程,廣州、中山、深圳、上海、天津、重慶、濟南、青島、杭州等作為智能交通系統示范城市各自進(jìn)行了有益的嘗試。在高速公路方面,中國內地大多數省區實(shí)現了省區內不同范圍的收費系統聯(lián)網(wǎng)。2010年6月,中國工業(yè)和信息化部批準了中國鐵路通信信號集團公司承擔的基于TD-LTE的高速鐵路寬帶通信的關(guān)鍵技術(shù)研究與應用驗證課題申報書(shū)。同年,國家“863”計劃中啟動(dòng)了車(chē)路協(xié)同、城市交通協(xié)同等智能交通方面的項目。2011年1月7日,由中國測繪科學(xué)研究院、首都師范大學(xué)以及北京航空航天大學(xué)聯(lián)合承擔的國家“863”課題“車(chē)輛多傳感器集成關(guān)鍵技術(shù)研究”順利通過(guò)科技部驗收。

目前,智能交通在我國主要應用于三大領(lǐng)域:

1、公路交通信息化,包括高速公路建設、省級國道公路建設公路交通領(lǐng)域

目前熱點(diǎn)的項目主要集中在公路收費,其中又以軟件為主。公路收費項目分為兩部分,聯(lián)網(wǎng)收費軟件和計重收費系統。此外,聯(lián)網(wǎng)不停車(chē)收費(IETC)是未來(lái)高速公路收費的主要方式。

2、城市道路交通管理服務(wù)信息化

兼容和整合是城市道路交通管理服務(wù)信息化的主要問(wèn)題,因此,綜合性的信息平臺成為這一領(lǐng)域的應用熱點(diǎn)。除了城市交通綜合信息平臺,一些縱向的比較有前景的應用有智能信號控制系統、電子警察、車(chē)載導航系統等。

3、城市公交信息化

目前國內的公交系統信息化應用還比較落后,智能公交調度系統在國內基本處于空白階段,也是集成商可以重點(diǎn)發(fā)展的領(lǐng)域。在地域分布上,國內的各大城市特別是南方沿海地區對于智能交通的發(fā)展都非常重視。

 

二、ITS項目應用PMIS的必要性

 

對于大多數ITS從業(yè)企業(yè)而言,行業(yè)內競爭的加劇、項目要求的提高、在建項目數量的增長(cháng)、成本費用的壓力、公司規模的迅速擴大,無(wú)不對管理提出了更高的要求。,因此,選擇適合自身的企業(yè)管理模式及應用符合管理需要的管理軟件并制定合適的實(shí)施策略,也就成為企業(yè)進(jìn)行規;\營(yíng)、跨越式發(fā)展的必由之路。。

經(jīng)過(guò)筆者對北京瑞華贏(yíng)科技發(fā)展有限公司、中興智能交通(無(wú)錫)有限公司、北京公科飛達交通工程發(fā)展有限公司等多家ITS企業(yè)的需求調研分析,項目管理中都存在以下管理上的業(yè)務(wù)難點(diǎn)。

(一)主合同清單與采購過(guò)程難以貫通

  • 在實(shí)際的業(yè)務(wù)過(guò)程中,主合同清單由業(yè)主方給出,ITS企業(yè)依據主合同清單進(jìn)行投標報價(jià)并以此清單為項目范圍,但主合同清單會(huì )存在以下幾類(lèi)問(wèn)題:

    主合同清單中設備并非標準件,需要采購零部件進(jìn)行組裝后才能交付;

    主合同清單只要求了主要技術(shù)參數或品牌,并未指定具體的設備;

    主合同清單沒(méi)有統一的標準,同一個(gè)設備,在不同的清單上名稱(chēng)完全不同;

  • 正是由于以上的種種問(wèn)題,導致與業(yè)主方溝通的主合同清單,和內部物流供應鏈上所使用的采購清單,不能進(jìn)行對應,并由此衍生出一系列的管理難題。

    如何多項目合并需求集中采購?

    如何在多個(gè)項目上跟蹤同一設備的使用情況?

    如何從主合同清單的角度查看采購進(jìn)度?

(二)OA軟件難以實(shí)現協(xié)同辦公

OA軟件,本來(lái)是要實(shí)現辦公自動(dòng)化的系統,對于行政辦公:收文、發(fā)文、通知、新聞公告、印章、車(chē)輛、辦公用品等事務(wù)的管理,還能勝任,但在復雜的項目業(yè)務(wù)流程面前,卻顯得無(wú)能為力。

  • 一張標準的業(yè)務(wù)單據,所有的內容都需發(fā)起人一一填寫(xiě),效率低下;
  • 審批人在審批過(guò)程中,無(wú)法查看相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)數據作為決策支持;
  • 審批過(guò)程中無(wú)法實(shí)現報警提示和限制提醒;
  • 審批之后的業(yè)務(wù)數據,無(wú)法自動(dòng)進(jìn)入統計報表,還需人工進(jìn)行報表更新。

(三)變更導致一片混亂

不確定性是項目管理的一大特點(diǎn),特別是ITS項目,變更更是頻繁,而且變更的形式也原因多于其他項目。

  • 正式變更與預變更

    業(yè)主方出具正式變更文件的變更;

    業(yè)主方還未出具正式變更文件,但需求先進(jìn)行施工或采購;

    預變更轉為正式變更。

  • 金額變更或者清單變更

    主合同總價(jià)有增或有減,但主合同清單未變化;

    主合同總價(jià)未變化,主合同清單有增或有減;

    主合同總價(jià)和主合同清單均有變化。

  • 主合同清單變更與采購清單的關(guān)聯(lián)變更

    主合同清單的變更,導致原采購清單的設備需要變更;

    采購清單中的設備由于停產(chǎn)、價(jià)格、技術(shù)等原因導致變更,引起主合同清單的變更。

(四)總部與項目現場(chǎng)業(yè)務(wù)溝通困難

項目類(lèi)型多、項目分布廣、溝通匯報機制的缺失,導致總部領(lǐng)導、各職能部門(mén)與項目部之間的溝通,只能依靠電話(huà)、傳真和郵件來(lái)進(jìn)行,極大的影響了總部對項目部狀況的掌握,也影響了PMO、采購部、財務(wù)部等各部門(mén)與項目部之間的正常業(yè)務(wù)協(xié)同。

以采購申請為例:項目部通過(guò)郵件將申購清單發(fā)送給采購部,采購部核對無(wú)誤之后向供應商下達采購訂單,并由供應商將設備發(fā)送至指定的位置?此坪(jiǎn)單的流程,在實(shí)際工作中就出現了種種的麻煩:

    項目部提交的采購清單太過(guò)模糊,如何確定采購哪個(gè)設備?
    項目部如何追蹤清單的采購進(jìn)度和預計到貨日期?
    如果是多次申請并且分批次發(fā)貨,項目現場(chǎng)依據什么進(jìn)行驗收入庫?
    采購部如何才能了解項目現場(chǎng)的入庫情況?

(五)成本控制缺乏有效手段

設備材料、勞務(wù)分包、管理費用及人員工資獎金是ITS項目主要的成本構成,其中又以設備材料為重中之重,很多企業(yè)由于缺乏有效的成本控制手段,基本處于秋后算賬的狀態(tài)。

ITS項目上,設備主要是IT類(lèi)的設備,種類(lèi)多、品牌多、供應商多、代理商多、價(jià)格變動(dòng)快,如何降低采購成本,是一個(gè)很大的問(wèn)題。

ITS公司在項目上一般只派遣項目經(jīng)理和技術(shù)人員,因此為數不多的土建施工或者設備安裝類(lèi)的工作,都交由勞務(wù)分包單位完成,如何很好的管理勞務(wù)分包的工程量清單,如何管理勞務(wù)分包完成的工程量結算,也是管理中的重點(diǎn)。

ITS項目在異地施工的過(guò)程中,差旅費、房租、水電、招待、車(chē)輛、零星采購都需要從公司預支備用金,再按月進(jìn)行報銷(xiāo),沒(méi)有計劃的備用金支出、沒(méi)有計劃的報銷(xiāo)、備用金挪用都是導致費用超支的原因。

(六)經(jīng)營(yíng)分析無(wú)從下手

多組織、多種類(lèi)型的項目、復雜的項目管理過(guò)程、復雜的成本構成導致不同的統計口徑,是匯總企業(yè)經(jīng)營(yíng)數據的難點(diǎn)。不能匯總統計實(shí)際完成的合同額、采購金額和費用金額,自然不能與年度的指標值進(jìn)行對比分析,指標完成率、利潤率等更無(wú)從說(shuō)起。

實(shí)施PMIS對于ITS企業(yè),不論從基礎業(yè)務(wù)的梳理規范,還是從領(lǐng)導的決策分析,都具有重要意義:

  • 信息化建設可以促進(jìn)公司持續、健康、快速發(fā)展;
  • 有助于實(shí)現管理方式由粗放型向集約型的轉變;
  • 節約項目成本,提高項目利潤率;
  • 信息化可以規范流程,提升企業(yè)管理水平,提高各部門(mén)工作效率;
  • 可以提高各級人員的管理素養;
  • 有助于提高資金流、信息流、物流和知識流的流動(dòng)速度,從而大大提高決策的效率性、科學(xué)性。

 

三、PM2系統的主要功能和特點(diǎn)

 

(一)主要功能

“一個(gè)平臺、兩大系統”是對PM2系統主要功能的概括

  • 1、一個(gè)平臺

    建設統一的項目管理信息化標準體系,統一的流程、標準、規則和內控標準;

    建設統一的數據操作平臺,所有的用戶(hù)在同一個(gè)工作環(huán)境下開(kāi)展工作,建立統一的信息溝通平臺;

    建設統一的數據分析和監控平臺,為領(lǐng)導決策提供實(shí)時(shí)、準確、全面的數據,滿(mǎn)足不同層次管理者的需求。

  • 兩大系統

    (1)、項目管理信息系統

    綜合項目管理系統主要以項目執行數據和合同執行數據做支持,使業(yè)務(wù)管理人員能夠及時(shí)掌握項目各項業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài):進(jìn)度、供應鏈、成本、合同、資金、質(zhì)量、費用、CRM、人力資源等,并在此基礎上進(jìn)行分析、控制,從而提高業(yè)務(wù)管理水平,提升項目績(jì)效。

    (2)、經(jīng)營(yíng)管理與決策信息系統

    一方面將企業(yè)的經(jīng)營(yíng)指標分解下達到相關(guān)的部門(mén)或者個(gè)人,另一方面,自動(dòng)將項目執行的數據:銷(xiāo)售合同額、收款額、利潤率等與績(jì)效指標進(jìn)行對比。經(jīng)營(yíng)和決策支持信息系統主要以項目管理信息系統數據為支持,使辦公自動(dòng)化與業(yè)務(wù)數據無(wú)縫連接,使企業(yè)領(lǐng)導根據自身權限進(jìn)行決策,并可穿透查詢(xún)決策支持數據。

(二)應用特點(diǎn)

  • 按照角色崗位職責定制操作界面

    由于各項目干系人在項目管理中所處的角色、層級不同,他們關(guān)注的信息的內容、角度、顆粒度也差別很大。PM2項目管理系統提供的“我的工作室”功能,就是讓每個(gè)用戶(hù)進(jìn)入系統時(shí),就仿佛到了自己的辦公室,看到的內容都是自己最關(guān)心的業(yè)務(wù)內容;最常用的操作菜單已經(jīng)擺放在首頁(yè);并且將待處理的業(yè)務(wù)推送到用戶(hù)名氣。通過(guò)此功能,可以為每個(gè)項目管理參與者營(yíng)造一個(gè)度身定制的辦公空間。

  • 智能預警機制

    動(dòng)態(tài)預警機制,突出監督時(shí)效,針對工程項目管理工作周期長(cháng)、范圍廣多、任務(wù)重的客觀(guān)情況,系統在業(yè)務(wù)處理過(guò)程中,增加了智能預警機制,對于即將到來(lái)的待辦工作、待付款項、重大任務(wù)、成本超支等工作,設定臨界值并根據判斷自動(dòng)報警,體現管理的時(shí)效性。

  • 完備的數據授權機制

    為滿(mǎn)足集團—分公司—項目部三級管控,PM2系統設置了多種授權機制:系統管理員分級、組織機構權限、角色權限、菜單權限、數據類(lèi)型權限、數據權限……,從而實(shí)現組織級、項目級、具體功能級和文件數據級別的安全控制。

  • 報表格式自定義

    采用功能強大的fastreport報表控件,允許客戶(hù)自行設計、修改以及輸出報表

  • 貼近中國項目管理的業(yè)務(wù)流程設計和操作方法

    “三邊工程”、“未簽合同先施工”、“未提計劃先采購”等一系列問(wèn)題,是國內工程項目管理中常見(jiàn)的問(wèn)題,正是這些充滿(mǎn)“中國特色”的業(yè)務(wù),導致國外用的很好的軟件在中國“水土不服”。因此,PM2一方面遵循PMBOK的管理理念,另一方面從國情出發(fā),開(kāi)發(fā)出既體現項目管理思想,又貼近客戶(hù)需求的產(chǎn)品。

 

四、實(shí)際ITS項目中的應用情況

 

(一)清單管理

針對ITS項目主合同清單的管理特點(diǎn),PM2系統特設了“拆分”或者叫“編碼轉換”的功能,用于處理ITS項目上“深化設計”的業(yè)務(wù)過(guò)程,通過(guò)這個(gè)“預算”的過(guò)程,形成項目上真正的設備材料采購清單,在這個(gè)過(guò)程中將主合同清單編號與采購清單編號進(jìn)行對應,并在計劃、申請、訂單、入庫全過(guò)程進(jìn)行關(guān)聯(lián),主要一來(lái),實(shí)現了主合同清單與采購清單的全程貫通。

對于主合同清單上的任何一項,都可以方便查看所處的采購狀態(tài):未簽合同、已簽合同、已發(fā)貨、已入庫,并可查看相關(guān)聯(lián)的合同簽訂日期、預計到貨日期、發(fā)貨日期和實(shí)際到貨日期等等。對于采購清單的中任意采購項,可以方便查看用于哪個(gè)項目,并進(jìn)一步查看用在什么系統和具體的部位。特別是主合同清單中整套設備,由多個(gè)供應商分開(kāi)供貨,往往出現某一設備不能到位單位整套設備驗收的情況,通過(guò)清單的關(guān)聯(lián),可以大大緩解以上問(wèn)題。

(二)協(xié)同辦公

“有源協(xié)同”是PM2系統設置協(xié)同辦公模塊的初衷,正是基于系統中的海量業(yè)務(wù)數據,解決了普通OA對業(yè)務(wù)審批無(wú)能為力的致命缺陷。

以采購合同付款為例,說(shuō)明一下有源協(xié)同的優(yōu)勢:

首先,采購員在編輯“采購合同付款單”時(shí),選擇要付款的合同即可,系統自動(dòng)將此合同所關(guān)聯(lián)的項目信息、供應商名稱(chēng)、賬戶(hù)、合同金額、應付款金額、累計付款金額、累計付款次數以及到貨結算單自動(dòng)引用過(guò)來(lái),采購員只需要輸入本次申請付款金額,點(diǎn)發(fā)起流程的按鈕,自動(dòng)會(huì )根據合同類(lèi)型、申請金額判斷應該按照什么流程進(jìn)行審批。

其次,審批人在收到審批的提示信息之后,可以直接查看采購員所發(fā)起的原始單據,并非常方便的關(guān)聯(lián)查看原始合同信息、歷史變更情況、到貨驗收情況、發(fā)票開(kāi)具情況等等一系列決策支持數據,最終決定審批意見(jiàn)。

最后,經(jīng)過(guò)多個(gè)審批人的流轉,審批金額會(huì )通知到財務(wù)人員,出納根據審批金額進(jìn)行付款,整個(gè)流程結束后,該單據上會(huì )保存申請付款金額、審批金額和實(shí)際付款金額三個(gè)數字,并根據這三個(gè)數字,更新所有該合同涉及的報表:合同臺賬、采購付款明細、乙方合同匯總、項目資金支出表等等。

這樣一來(lái),業(yè)務(wù)與OA進(jìn)行了完美的融合,操作員表單發(fā)起和報表統計工作都通過(guò)系統進(jìn)行了解決,同時(shí)由于提高了決策支出數據,也大大提高了審批人的審批效率。

(三)變更控制

在很多ITS項目中,都出現過(guò)增加的工作量沒(méi)有及時(shí)補簽手續文件而沒(méi)有在竣工結算時(shí)拿到款項的事件,也出現過(guò)主合同清單經(jīng)過(guò)一連串變更而一片混亂的情況。

針對這種情況,PM2系統優(yōu)化了對變更的控制。

首先,將原來(lái)變更功能改為“實(shí)際變更”,同時(shí)增加“預變更”功能,并將“預變更”與“實(shí)際變更”進(jìn)行關(guān)聯(lián),允許“預變更”轉為“實(shí)際變更”。并在報表中,在原來(lái)已有的“合同原金額”“累計變更金額”“變更后金額”的基礎上,增加了“累計預變更金額”“累計實(shí)際變更金額”和“預計合同金額”等三個(gè)字段。

其次,將主合同的金額變更、主合同清單的變更與采購清單的變更,三位一體進(jìn)行綜合管理?梢苑奖悴榭唇痤~變更所包含了主合同清單的變化,以及由此引發(fā)的采購清單的變更。

最后,針對主合同清單和采購清單的“原始清單”“當前清單”“追加清單”“取消清單”“替換清單”等等一系列報表,都可以自動(dòng)生成,并具有可關(guān)聯(lián)到變更單進(jìn)行查看變更的過(guò)程。

(四)進(jìn)度管控

如何給不同層次的項目管理者提供適合的查看報表,一直是困擾項目經(jīng)理的問(wèn)題。特別是關(guān)于進(jìn)度的管控,太粗抑或是太細,都達不到管理的要求。

因此,PM2系統采用了多種進(jìn)度報表相結合的方式:進(jìn)度實(shí)際執行項目的項目經(jīng)理和其他參與的技術(shù)人員,采用4-5層分解的WBS來(lái)進(jìn)行進(jìn)度管控。對于分公司或者事業(yè)部經(jīng)理,通過(guò)關(guān)鍵路徑或者里程碑計劃來(lái)進(jìn)行進(jìn)度查看。而對于集團公司級別的領(lǐng)導,PM2系統則采用了“項目全程可視化”的概念,按照項目類(lèi)型設定項目的重要進(jìn)度節點(diǎn)(不限于施工進(jìn)度),并將進(jìn)度節點(diǎn)與系統中的具體業(yè)務(wù)單據關(guān)聯(lián),通過(guò)業(yè)務(wù)數據來(lái)驅動(dòng)進(jìn)度節點(diǎn)的完成情況。

例如:“主要設備采購到貨”的節點(diǎn)關(guān)聯(lián)的就是采購訂單,采購訂單上的設備到貨驗收,該節點(diǎn)就會(huì )顯示完成狀態(tài),否則就是未完成或者拖期。這樣就將整個(gè)系統的所有方方面面的數據,完全整合為一個(gè)“項目全程可視化”的圖形,通過(guò)圖形,既可以看到進(jìn)度狀況,也可以看到采購、成本、資金、質(zhì)量等各個(gè)方面,真正是將項目概況一覽無(wú)余。

(五)成本控制

控制和降低成本,是每個(gè)企業(yè)的不懈追求。

首先,建立供應商信息庫、物資設備編碼庫,并在此基礎上建設供應商設備價(jià)格庫,將歷次采購成交價(jià)格、供應商投標價(jià)格和詢(xún)價(jià)報價(jià)都納入到平臺中進(jìn)行管理,并建立詢(xún)價(jià)采購平臺和競價(jià)采購平臺,通過(guò)縱向和橫向的對比以及總部集中采購,最大限度的降低采購成本。

其次,建立分包商入圍制度,只有評審通過(guò)的分包商才能承接分包工程,并對分包合同的工程量清單進(jìn)行嚴格把關(guān),并通過(guò)設備材料的出庫數量與結算工程量清單的數量對比,防止工程量結算中可能出現的問(wèn)題,同時(shí),對于設備廠(chǎng)商提供安裝服務(wù)的設備,堅決杜絕再次簽訂安裝服務(wù)合同的情況。

再次,對于項目實(shí)施階段的管理費用,一方面按照公司規定編制項目實(shí)施階段的費用預算,另一方面,將費用預算分解到項目實(shí)施的各個(gè)階段(月份),費用預算是項目進(jìn)行備用金支出的依據,而各個(gè)階段(月份)的費用計劃,則是項目部進(jìn)度費用報銷(xiāo)的依據,費用超支部分,無(wú)特殊原因堅決不允許報銷(xiāo),有特殊原因的,通過(guò)費用變更流程,說(shuō)明原因并經(jīng)過(guò)相關(guān)主管領(lǐng)導的同意,修改原費用計劃上限,方可進(jìn)行報銷(xiāo)。

(六)經(jīng)營(yíng)分析

經(jīng)營(yíng)分析分為項目經(jīng)營(yíng)分析和企業(yè)經(jīng)營(yíng)分析兩個(gè)層次,項目經(jīng)營(yíng)分析主要是從項目收入和項目成本對比的角度來(lái)看此項目的盈虧情況、毛利潤情況,它所基于的是單個(gè)項目的完整數據,或者是其他類(lèi)似項目的數據,分析的方式無(wú)外乎縱向或橫向的對比分析。

而企業(yè)經(jīng)營(yíng)分析則是對公司內的所有分支機構的不同類(lèi)型的項目進(jìn)行分析,一般來(lái)講,企業(yè)會(huì )制定年度的各項經(jīng)營(yíng)指標,并將指標值分解到各個(gè)分支機構,通過(guò)PMIS自動(dòng)統計實(shí)際的經(jīng)營(yíng)數據,與指標值進(jìn)行對比分析。

簡(jiǎn)單的分析可以看到各個(gè)分公司的產(chǎn)值情況、收款情況、利潤情況以及費用情況,更進(jìn)一步的分析,則可以找出增長(cháng)最快的明星業(yè)務(wù),貢獻最多的業(yè)務(wù)和即將走向萎縮的業(yè)務(wù)。

 

結論

 

企業(yè)信息化建設,是企業(yè)為了適應快速發(fā)展變化的市場(chǎng)環(huán)境,提高效益和發(fā)展能力,應用信息化網(wǎng)絡(luò )技術(shù)提升管理,再造和規范企業(yè)流程的變革過(guò)程;是傳統手工管理向現代信息化管理轉變的過(guò)程;是企業(yè)在基礎設施、技術(shù)應用、結構調整、資源拓展、管理制度、績(jì)效考核等方面向信息化轉變的過(guò)程。

ITS企業(yè)通過(guò)PMIS系統的實(shí)施,達到了以下管理目標:

  • 創(chuàng )建全面的信息化管理系統基礎環(huán)境

    通過(guò)建立項目管理系統、人力資源管理系統、工程計劃管理、物資采購系統、合同管理系統、經(jīng)營(yíng)管理和決策系統,實(shí)現系統間數據共享,按公司、分公司、項目部的管理幅度和深度來(lái)設計各業(yè)務(wù)系統的功能,以信息化手段提升和改造傳統管理模式。

  • 通過(guò)綜合項目管理系統提升企業(yè)對分公司、項目部的管理控制能力

    建立綜合項目管理系統,提高公司對事業(yè)部和項目的跟蹤管理和動(dòng)態(tài)監控。利用計算機網(wǎng)絡(luò )和互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現項目進(jìn)度、費用、合同、收付、質(zhì)量、文檔、采購等數據的監控和相關(guān)項目輔助文檔的傳遞,提高業(yè)務(wù)監管能力和快速響應能力;實(shí)現信息資源庫數據的采集和利用,推進(jìn)企業(yè)管理流程的制度化、標準化和規范化建設,提高企業(yè)的管理效率。

  • 通過(guò)建設決策支持系統提高企業(yè)領(lǐng)導決策能力

    通過(guò)建設決策支持系統,使公司各級領(lǐng)導及時(shí)了解掌握項目動(dòng)態(tài),及時(shí)發(fā)現問(wèn)題,進(jìn)行快速決策;使項目部管理人員提高項目管理的規范化程度,提高管理質(zhì)量和工作效率。

 

了解詳細應用情況及索取行業(yè)解決方案:

邦永科技:攜手北京瑞華贏(yíng) 促進(jìn)智能交通信息化發(fā)展

---邦永PM2項目管理軟件在智能交通信息化領(lǐng)域的全面應用

 

一、客戶(hù)概況

 

北京瑞華贏(yíng)科技發(fā)展有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“瑞華贏(yíng)”)是一家致力于智能交通產(chǎn)業(yè)發(fā)展的高新技術(shù)企業(yè),2001年,瑞華贏(yíng)成功并購華能基礎產(chǎn)業(yè)(香港)投資有限公司在智能交通領(lǐng)域的業(yè)務(wù),經(jīng)過(guò)多年發(fā)展,已成為中國智能交通行業(yè)的領(lǐng)軍企業(yè)。瑞華贏(yíng)業(yè)務(wù)涉及城際智能交通、城市智能交通、軌道交通、交通信息化與增值運營(yíng)服務(wù)四大業(yè)務(wù)領(lǐng)域,為客戶(hù)提供智能交通信息化整體解決方案與服務(wù)。

目前,公司已在全國設立了三家分公司、五個(gè)大區,業(yè)務(wù)范圍覆蓋了全國二十多個(gè)省、市、自治區。瑞華贏(yíng)先后承建了80多個(gè)高速公路機電項目、城市智能交通和軌道交通項目。代表性項目包括:首個(gè)由中國公司中標、國內迄今單項合同額最大的世界銀行貸款機電項目——河北石安高速公路機電項目、世界建設規模最大的高速公路隧道機電項目——陜西秦嶺終南山公路隧道監控項目、國內規模最大的隧道群項目——陜西西漢高速公路隧道群、開(kāi)封黃河特大橋監控項目、烏魯木齊外環(huán)交通改善項目、武廣高鐵項目等。瑞華贏(yíng)在行業(yè)內率先通過(guò)了“ISO9001∶2000質(zhì)量管理體系、ISO14001∶2004環(huán)境管理體系、GB/T28001-2001職業(yè)健康安全管理體系”三個(gè)體系認證,建立了全方位的工程管理和質(zhì)量控制體系。瑞華贏(yíng)承建的項目先后獲得“魯班獎”、“詹天佑獎”、“國家環(huán)評大獎”等多項國家級大獎,并連續被評為“全國十佳高速公路機電系統集成商”。公司還先后獲得“中國高速公路20年•信息化獎”、“中國優(yōu)秀企業(yè)”等榮譽(yù)稱(chēng)號。

 

二、管理難點(diǎn)與信息化動(dòng)因

 

隨著(zhù)中國智能交通產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展,北京瑞華贏(yíng)科技有限公司迎來(lái)了事業(yè)發(fā)展的高速期。公司承接的項目不斷增多,公司規模不斷擴大,加上客戶(hù)需求變化的不斷加劇,企業(yè)內部原先以半手工管理為主的管理模式已不能適應企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的需求。公司各部門(mén)將主要精力放在做計劃、做報表的基礎上。因此,公司內部出現了信息反饋不夠及時(shí),計劃、采購安排不盡合理;進(jìn)度管理基本依賴(lài)人工方式;部分產(chǎn)品不能按時(shí)到貨和項目成本有失控危險等問(wèn)題。

為了更好的抓住市場(chǎng)機遇,針對上述問(wèn)題,北京瑞華贏(yíng)科技公司決定建立綜合的項目管理信息化平臺,進(jìn)一步完善公司內部信息化管理體系,提高公司工作效率,增強公司在智能交通領(lǐng)域的核心競爭力,滿(mǎn)足公司快速穩定發(fā)展的需求。

鑒于此,北京瑞華贏(yíng)科技發(fā)展有限公司通過(guò)對目前市場(chǎng)上的項目管理信息化系統廠(chǎng)商進(jìn)行綜合分析與評價(jià),最終選擇與行業(yè)內知名項目管理軟件廠(chǎng)商北京邦永科技有限公司建立信息化方面的戰略合作關(guān)系。北京邦永科技有限公司憑借旗下產(chǎn)品邦永PM2項目管理軟件先進(jìn)的技術(shù)力量、豐富的實(shí)踐案例、簡(jiǎn)單易用的操作方式和強大的二次開(kāi)發(fā)能力等特點(diǎn)贏(yíng)得了北京瑞華贏(yíng)科技發(fā)展有限公司高層領(lǐng)導的一致認可。

 

三、信息化建設的應用目標與總體思路

 

通過(guò)北京邦永科技公司咨詢(xún)顧問(wèn)歷時(shí)1個(gè)多月的時(shí)間對瑞華贏(yíng)各項業(yè)務(wù)的前期調研與分析,對各類(lèi)項目業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵業(yè)務(wù)控制點(diǎn)的梳理與研究。針對瑞華贏(yíng)項目管理信息化需求,邦永科技憑借多年在智能交通項目管理信息化領(lǐng)域的豐富經(jīng)驗,制定了一套針對公司各職能部門(mén)進(jìn)行項目管理信息化建設的應用目標與總體思路。

 

(一)應用目標

 

按照“總體規劃、分步實(shí)施、重點(diǎn)培訓、全面應用”的原則,結合瑞華贏(yíng)公司高層領(lǐng)導的新思路,真正實(shí)現業(yè)務(wù)一體化,管理精細化,制度標準化,全面提高公司的信息化及現代化管理水平。

 

(二)總體思路

1、各區域項目部---實(shí)現管理工作標準化

    1)完成所轄范圍內已中標項目的承建工作,并跟蹤市場(chǎng)信息、維護周邊關(guān)系,爭取新項目中標;

    2)各區域的市場(chǎng)開(kāi)拓,項目的前期跟蹤,并與公司投標部配合進(jìn)行本區域投標工作;

    3)中標項目的執行,如聯(lián)合設計、項目施工、變更工作跟進(jìn)、項目收款等;

    4)做好完工項目的缺陷責任期維護工作與已完工工程的后期維護工作;

    5)費用標準控制在公司要求的成本范圍內,進(jìn)行項目成本核算、設備入庫;

    6)實(shí)現各區域經(jīng)理配合公司各部門(mén)工作,按照公司財務(wù)制度做好項目財務(wù)工作、以及項目賬戶(hù)管理;配合公司商務(wù)部進(jìn)行設備采購詢(xún)價(jià)及談判工作;

    7)按照公司統一標準管理、培養、鍛煉專(zhuān)業(yè)團隊;

    8)規范各區域的行政管理和人事管理工作;

    9)可以實(shí)現各地區經(jīng)理可根據該區域實(shí)際情況,參與公司制度的制定;在公司總體要求的原則下,制定大區的工作、管理制度。

2、城市智能交通事業(yè)部---加強內部管理

    1)工程項目方面

      A、完成中標工程項目的項目驗收工作,并取得證書(shū);

      B、完成項目招投標及市場(chǎng)開(kāi)發(fā)工作;

      C、在公司各職能部門(mén)的配合管理下,完成項目執行工作。

    2)內部管理方面

      A、加強大區團隊建設,提高工程技術(shù)人員專(zhuān)業(yè)水平;

      B、加強公司相關(guān)制度的學(xué)習,以及執行力度;

      C、加強項目施工人員的安全意識,杜絕安全責任事故的發(fā)生。

3、計劃控制部---實(shí)現業(yè)務(wù)流程化

    1)制定部門(mén)相關(guān)管理制度,并根據實(shí)行效果不斷改進(jìn)和完善;

    2)制定公司相關(guān)考核辦法(如大區、項目部考核辦法等),并根據相關(guān)辦法完成對業(yè)務(wù)部門(mén)的考核;

    3)制定公司經(jīng)營(yíng)計劃,并落實(shí)完成情況,發(fā)現問(wèn)題,為公司管理提供依據;

    4)負責項目的內部審計功能,總結分析存在問(wèn)題,以提升項目執行和管理;

    5)負責公司內控體系建設、完善,包括制度、流程、規范的逐步建立和完善;

    6)負責公司信息化系統的需求調研、應用培訓、模塊修正、系統更新升級,以及全面推行工作;

    7)配合、組織相關(guān)部門(mén)完成其它業(yè)務(wù)軟件的需求調研和供應商確認;

    8)組織相關(guān)部門(mén)對各大區項目的預算進(jìn)行集中審查,并及時(shí)跟蹤工程項目的回款情況。

4、工程管理部---實(shí)現項目管理流程化

    1)公司工程管理制度的制定、改進(jìn)和監督執行;

    2)施工機具車(chē)輛管理制度建立、施工人員、車(chē)輛及施工機具等資源的協(xié)調調度;

    3)會(huì )同計劃部、大區商議確定項目工程執行規劃及施工費預算;

    4)工程進(jìn)度審查跟蹤,收集工程周(月)報,形成工程簡(jiǎn)報;

    5)召集并主持項目啟動(dòng)會(huì )議(進(jìn)行項目立項,填寫(xiě)投標部移交的項目文件 ),以及每周召開(kāi)的項目進(jìn)度協(xié)調會(huì )議;

    6)配合商務(wù)部完成物資采購制度的建立和完善,以及物資采購計劃審查;

    7)施工合同管理制度的建立和完善、施工合同審核、施工付款審核;施工合同的跟單和文本管理;

    8)工程資料的管理,施工質(zhì)量與安全的督導和落實(shí)。

5、財務(wù)部---提高資金管理的準確度和可視度

    1)公司財務(wù)制度的制定、改進(jìn)和監督執行流程化;

    2)參與制定公司預算,監督、控制預算的執行;

    3)進(jìn)行會(huì )計核算,提供各種日常及周期性財務(wù)數據分析,供領(lǐng)導決策;

    4)資金的管理,管理、審核資金收支;

    5)資產(chǎn)管理,公司工程款支出的執行和收款的督促;

    6)進(jìn)行成本、費用控制,審核費用報銷(xiāo);

    7)配合完成審計工作;

    8)完成各種稅務(wù)工作,如報稅、稅務(wù)規劃;

    9)對集團財務(wù)部日常工作的溝通;各分公司、大區財務(wù)的對口管理和監督;

    10)完成領(lǐng)導交辦的其他工作。

6、商務(wù)合同部---規范合同管理,動(dòng)態(tài)反應合同執行情況

    1)銷(xiāo)售合同管理:跟蹤協(xié)助大區銷(xiāo)售合同的簽訂;

    2)預算管理:審核、協(xié)助大區進(jìn)行項目設備成本的預算和核算;

    3)采購合同管理:年合作協(xié)議的談判、文本審核和簽訂;批次采購定單和零星采購合同的談判、文本審核、簽訂和跟單(包括付款、發(fā)貨跟蹤、到貨確認、入庫審核、發(fā)票催收、協(xié)助辦理退稅等);年底合作協(xié)議的結算;采購合同文本管理;

    4)設備的售后維修管理;

    5)供貨商管理——年底統一對重點(diǎn)供貨商(合作協(xié)議)進(jìn)行合作評估,根據評估結果,決定新一年合作,即淘汰不適用的,維護服務(wù)好的,開(kāi)發(fā)新的。

 

四、應用價(jià)值分析

 

自2009年應用邦永PM2項目管理軟件以來(lái),北京瑞華贏(yíng)科技公司在項目管理信息化建設方面取得了重大成果。公司內部管理實(shí)現了無(wú)紙化辦公,顯著(zhù)提升了公司內部工作效率。

主要體現在:

1、決策層---及時(shí)分析,便于決策

公司領(lǐng)導可以隨時(shí)了解項目的總體計劃及執行情況,落實(shí)項目所需的資源,并做出相關(guān)重要的決策。無(wú)需到項目工地,也無(wú)需層層匯報,通過(guò)信息平臺,公司領(lǐng)導就可隨時(shí)掌控項目的各個(gè)流程。系統的無(wú)地域限制功能使瑞華贏(yíng)各相關(guān)領(lǐng)導無(wú)論身處何地都可以隨時(shí)關(guān)注項目的進(jìn)展情況。

2、項目管理層---加快信息流轉,實(shí)現信息共享

參與項目管理的各部門(mén)人員能夠通過(guò)信息化系統平臺,及時(shí)有效進(jìn)行溝通,減少了信息傳遞的時(shí)間,提高了溝通效率,原來(lái)大量的需手工處理的工作,全部由信息化系統平臺自動(dòng)處理,明顯降低了工作量,顯著(zhù)提高了工作效率。

3、項目層---實(shí)現單據規范化、業(yè)務(wù)流程化、流程簡(jiǎn)單化的目標

信息系統平臺建立了一套較為完善的項目運作模板,為其他項目不規范運作奠定了基礎,方便個(gè)項目人員實(shí)時(shí)進(jìn)行各項具體的任務(wù)施工、人員配備負荷和質(zhì)量、安全等監督反饋工作,實(shí)現了工程項目中設備材料的計劃、采購、合同和使用等全過(guò)程管理。

 

五、信息化建設體會(huì )

 

1、信息化建設的難點(diǎn)在于更新意識

做好信息化規劃首先需要更新意識,應該從管理的角度而不是技術(shù)的角度去理解信息化。管理是一種過(guò)程性的、動(dòng)態(tài)的控制活動(dòng)。過(guò)程性是指決策分析過(guò)程、決策執行過(guò)程、決策反饋過(guò)程;動(dòng)態(tài)是指管理活動(dòng)的彈性,可以根據實(shí)際情況的變化調整管理控制的方式、方法;管理的實(shí)質(zhì)就是一種控制,控制通過(guò)反饋機制實(shí)現。這就要求信息平臺能夠及時(shí)反饋決策執行情況的信息,幫助決策控制機構分析反饋信息,提示管理問(wèn)題、提出解決方案,并最終發(fā)布決策信息。那么做好信息化規劃第一步是設計信息系統如何有效的收集反饋信息,然后是信息系統如何提供精準的決策分析,最后是信息系統如何迅速的傳遞決策信息,并保證決策的順利執行。瑞華贏(yíng)信息化的建設過(guò)程就是對管理創(chuàng )新重新認識的過(guò)程。

2、信息化建設的關(guān)鍵在于理清企業(yè)管理脈絡(luò ),打牢基礎

科學(xué)化、規范化、標準化的流程管控是信息化的基礎,也是信息化建設的結果。理清企業(yè)的管理脈絡(luò )就是流程再造、流程優(yōu)化,從而建立科學(xué)化、規范化、標準化的流程管控。比如安全管理,原來(lái)的安全檢查條目多,內容雜,結果匯總及評分工作量大,時(shí)間上也不容易控制,因此提出信息化管理必須能及時(shí)整理并匯總不同的檢查結果,并根據要求自動(dòng)計算分值,形成報告并及時(shí)上報。公司領(lǐng)導及各項目主管集思廣益并匯總意見(jiàn),形成一套完整的安全檢查管理辦法并付諸于平臺實(shí)施?梢(jiàn),信息化就是管理創(chuàng )新,沒(méi)有創(chuàng )新就沒(méi)有信息化。

3、信息化建設的重點(diǎn)是構建決策支持系統

構建決策支持系統就是要掌控全局、洞察細節和風(fēng)險預警。瑞華贏(yíng)決策支持系統使得領(lǐng)導層知道的更多了,改變了審批無(wú)依據、決策無(wú)數據,周報月報單一、無(wú)法掌控全局,缺少事前風(fēng)險評估及事中風(fēng)險識別的狀態(tài);擁有更豐富、多角度數據分析;協(xié)助管理者迅速定位問(wèn)題以及分析問(wèn)題原因;能夠主動(dòng)識別風(fēng)險,提供恰當及時(shí)的預警、提醒功能。

 

六、產(chǎn)品與解決方案

 

北京邦永科技有限公司是致力于從事項目管理研究與開(kāi)發(fā),集項目管理咨詢(xún)、軟件開(kāi)發(fā)、項目管理培訓教育為一體的專(zhuān)業(yè)外資公司。公司致力于將世界優(yōu)秀的項目軟件技術(shù)、先進(jìn)的項目管理思想與中國實(shí)際國情相結合,為跨入二十一世紀的中國奉獻成熟而實(shí)用的高科技產(chǎn)品,提供前瞻性、卓越性的咨詢(xún)服務(wù)。

PM2項目管理軟件弱電系統集成版是北京邦永科技公司旗下一款專(zhuān)業(yè)軟件,它針對弱電工程、系統集成、節能環(huán)保、智能建筑、智能交通、安防消防、通信自控等細分行業(yè)的管理特點(diǎn),以項目實(shí)施過(guò)程為主線(xiàn)、供應鏈管理為重點(diǎn)、成本控制為目的,全面管理計劃進(jìn)度、物流采購、合同資金、人力資源、勞務(wù)分包和協(xié)同辦公等項目執行的各個(gè)方面。PM2項目管理軟件弱電系統集成版是基于PMBOK項目管理知識體系,融合了三百多家弱電系統集成企業(yè)的管理精髓,是企業(yè)進(jìn)行項目管理的好幫手。它為決策層、管理層、操作層提供不同顆粒度的數據支持:既是決策層分析查看企業(yè)經(jīng)營(yíng)、項目運作和成本利潤的利器,又是各部門(mén)領(lǐng)導及項目經(jīng)理管控項目的助手,同時(shí)還是采購、財務(wù)等基層部門(mén)人員日常工作不可或缺的工具。

 

◆集團企業(yè)級的商業(yè)智能(BI)平臺

通過(guò)對計劃進(jìn)度、合同、資金、供應鏈、預算、實(shí)際成本等大量數據進(jìn)行抽取、裝載和裝換,可以將數據以更便捷的方式展現,從而為公司領(lǐng)導決策提供數據基礎。

 

◆細致全面的成本控制體系

通過(guò)預算成本、計劃成本兩級成本計劃的編制,再將自制設備或者外購設備的成本、勞務(wù)外包費用或者自有員工的工時(shí)工資和獎金,自有設備或者租賃設備的費用、直接費用或者間接費用,統統納入到實(shí)際成本核算體系之中,臨界預警、變更控制、超支限制三位一體,真正做到全面預算控制。

◆比ERP更精細的項目型供應鏈管理

項目型企業(yè)的供應鏈與制造企業(yè)相比,有著(zhù)自身的特點(diǎn),僅應用ERP軟件不能完全滿(mǎn)足使用需求。PM2弱電系統集成版從承包合同清單開(kāi)始,將深化設計清單、需求計劃、采購申請、采購訂單、發(fā)貨通知、收料通知、入庫驗收、組裝生產(chǎn)、調撥出庫、領(lǐng)用安裝的全過(guò)程與項目實(shí)施進(jìn)度、合同執行相結合,進(jìn)行精細化的供應鏈管理。

◆物流采購輕松配合項目進(jìn)度

預計使用日期、采購周期、采購申請日期、預計到貨日期、實(shí)際到貨日期等一系列環(huán)節設置,方便采購部與工程部的溝通協(xié)調,由主動(dòng)詢(xún)問(wèn)采購進(jìn)度變成自動(dòng)推送提醒,也清晰界定了各部門(mén)之間的責任。

 

◆供應商、設備材料、價(jià)格信息的綜合管理平臺

供應商信息庫、材料設備信息庫和價(jià)格信息庫是一個(gè)企業(yè)必不可少的資源,然而,如何利用海量的信息,降低采購成本,并體現采購部門(mén)的績(jì)效,是每個(gè)采購主管亟待解決的問(wèn)題。

◆全面的合同管理

工程承包、設備材料采購、勞務(wù)分包、設備銷(xiāo)售等不同類(lèi)型的合同,采用不同的管理方式,從合同擬定會(huì )簽到清算歸檔,全面管理合同執行的全過(guò)程:合同擬定、合同登記、合同清單、合同變更簽證、合同結算、合同發(fā)票、合同收款/付款、合同清算。

◆實(shí)時(shí)掌握項目動(dòng)態(tài)成本和動(dòng)態(tài)利潤

在項目的任一節點(diǎn),都能實(shí)時(shí)掌握項目的最新成本數據,再與設定的目標成本及項目收入進(jìn)行橫向、縱向對比,控制利潤和預計利潤則一目了然。在PM2系統強大的核算分析功能之下,精細化管理(如:核算單臺設備的利潤),已變成現實(shí)。

◆行業(yè)特有的銷(xiāo)售管理

依據項目立項評審過(guò)程中的評級,設定項目的銷(xiāo)售費用限額,據此在銷(xiāo)售跟蹤中進(jìn)行費用控制,并將銷(xiāo)售階段的費用,納入到項目最終的成本核算體系中,進(jìn)行項目全過(guò)程成本的管理。

◆業(yè)務(wù)數據支撐高效協(xié)同

邦永科技在管理軟件領(lǐng)域突破性的提出了“有源協(xié)同”的理念,完全解決了協(xié)同辦公中的三個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題:發(fā)起人單據編輯時(shí)的數據引用;審批過(guò)程中的決策支持數據和報警提醒;分析報表、統計臺賬的自動(dòng)更新,因此,具有普通OA軟件無(wú)法比擬的優(yōu)勢。

 

五、部分行業(yè)典型客戶(hù)

 

北京漢銘集團、首安工業(yè)消防有限公司、大連愛(ài)瑞克機電工程公司、上海蘇柏智能建筑工程公司、中興智能交通(無(wú)錫)有限公司、中程科技有限公司、山西合力創(chuàng )新有限公司、北京首鋼自動(dòng)化信息技術(shù)有限公司、北京合眾科林自動(dòng)化工程技術(shù)有限公司、中國電信系統集成公司新疆分公司等。

 

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貴州智能交通信息工程有限公司之PM2項目管理的應用實(shí)踐

 

一、項目簡(jiǎn)介

 

貴州智能交通信息工程有限公司成立于2014年8月,由貴州交通建設集團有限公司與浙江高速信息工程技術(shù)有限公司共同出資,注冊資本金1000萬(wàn)元。是一家專(zhuān)業(yè)從事智能交通領(lǐng)域軟硬件產(chǎn)品研發(fā)與實(shí)施,并承攬高速公路機電系統集成業(yè)務(wù)的科技型企業(yè)。公司致力于向各級部門(mén)和相關(guān)企事業(yè)單位提供專(zhuān)業(yè)、完整、可靠的智能交通與信息化解決方案,全面投入智能交通與交通信息化產(chǎn)品的研發(fā)、應用與實(shí)施,先后研發(fā)完成了高速公路監控系統、隧道監控系統、營(yíng)運養護系統為主線(xiàn)的三大產(chǎn)品線(xiàn)。依托貴州交通建設集團交通建設平臺和浙江高速信息工程技術(shù)有限公司“智慧高速云研究院”研發(fā)平臺,公司將以此為契機,努力打造貴州省乃至西南地區最具競爭力的智能交通與信息化的高新企業(yè)。

 

二、企業(yè)組織結構圖

 

 

三、項目背景

 

目前公司的業(yè)務(wù)擴展需要一個(gè)對工程管理統一化的業(yè)務(wù)平臺,只有通過(guò)業(yè)務(wù)平臺的統一化才能保證公司的工程質(zhì)量問(wèn)題的減少,通過(guò)電子平臺的管理以市場(chǎng)為導向的管理目的,把公司的業(yè)務(wù)標準化。

 

四、邦永科技項目管理系統在貴州智能的應用

 

1、決策層的應用

    A、項目計劃標準化運作

    系統集成是公司的主營(yíng)業(yè)務(wù),項目都分布在貴州交建集團屬下的各個(gè)項目工地上,需要對時(shí)間進(jìn)度、工作質(zhì)量情況進(jìn)行全面跟蹤。

    本預算決策

    對于公司來(lái)說(shuō),盈利是最終的目的。項目前期就需要通過(guò)預算判斷每個(gè)項目的利潤率,該預算需要最終作為成本控制的目的。

    C、部門(mén)、人員之間的溝通

    項目的運作涉及到工程部、經(jīng)營(yíng)部以及公司領(lǐng)導層人員。人員、部門(mén)間溝通非常重要。

    D、材料管理

    隨時(shí)方便查詢(xún)某材料設備的供應商和價(jià)格,為報價(jià)和簽訂合同提供依據。需要跟蹤材料使用情況,對材料成本使用進(jìn)行控制。

2、操作層應用

項目相關(guān)單位及部門(mén)的人員,在自己的意識中都掌握了項目工作的基本流程,但作為公司的業(yè)務(wù),建議應形成標準化的業(yè)務(wù)流程,并將其內容制度化,為以后的具體項目工作提供指導。積累項目模版,經(jīng)驗數據,為公司逐漸形成一套成熟的管理流程、成本控制方式。

由于每個(gè)項目部都要涉及到項目管理中心、采供部、預算、財務(wù)等相關(guān)部門(mén),每個(gè)部門(mén)及相關(guān)人員從不同的角度都需要了解項目各個(gè)方面的的計劃與實(shí)際進(jìn)度情況,提供一個(gè)有效的項目數據平臺是解決各個(gè)部門(mén)之間溝通協(xié)調的捷徑。

 

五、企業(yè)運用后的成果

 

通過(guò)使用邦永項目管理系統平臺,數據的統一化,采購平臺電子化并且解決了人工統計和人工分析計劃材料和采購材料的差異。合同的收/付款提供便利不需要為一個(gè)合同需要多個(gè)部門(mén)的確認。工程進(jìn)度一目了然,項目文檔能完好的保存以備后用。每一項目的成本一目了然。領(lǐng)導出差也不擔誤公司的正常運作,手機微信審批可以隨時(shí)處理業(yè)務(wù)審批。應用如下:

1、自定義表單:通過(guò)PM2自定義表單,可靈活按貴州智能個(gè)性要求,實(shí)現各種個(gè)性化表單,貼進(jìn)用戶(hù)的實(shí)際,大大的方便用戶(hù)的應用。如下圖:

 

 

2、項目毛利潤分析匯總:通過(guò)該分析匯總表,可讓公司管控層了解全公司項目運營(yíng)情況,通過(guò)項目的收、支兩條清淅的反饋出某項目的盈虧情況,對出現負數的毛利潤比例項目進(jìn)行關(guān)注,該功能表還可以對每個(gè)數據項直接點(diǎn)擊進(jìn)行穿透性檢查,直接查找出數據的來(lái)源,檢查數據的準確性、真實(shí)性。

 

 

3、手機移動(dòng)應用:實(shí)現員工移動(dòng)打卡、方便出差人員簽到;同時(shí),讓長(cháng)期在外出差的公司領(lǐng)導和高管通過(guò)手機微信實(shí)時(shí)了解公司業(yè)務(wù),對公司正常業(yè)務(wù)進(jìn)行審批和批復,充分發(fā)揮移動(dòng)辦公的高效性。

 

 

結論:目前該項目已實(shí)施完成,全部交付上線(xiàn),獲得企業(yè)領(lǐng)導和員工的好評!

 

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華夏高科信息技術(shù)有限公司案例分析

 

一、公司概況

 

2004年華夏高科創(chuàng )立,依托智能化前沿技術(shù)和公司創(chuàng )業(yè)團隊的核心優(yōu)勢,堅持“以科技求發(fā)展、以服務(wù)求生存”的經(jīng)營(yíng)宗旨,在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中不斷學(xué)習,不斷完善。遵從技術(shù)創(chuàng )新、服務(wù)創(chuàng )新的原則,以高質(zhì)量、重服務(wù)、守信用作為公司的服務(wù)宗旨,憑借著(zhù)領(lǐng)先的技術(shù)及完善的服務(wù)理念,以不斷創(chuàng )新的精神,充分利用華夏高科現有的技術(shù)優(yōu)勢,為每一位客戶(hù)提供更新、更先進(jìn)的技術(shù);更優(yōu),更到位的服務(wù)。

華夏高科目前是國內領(lǐng)先的智能交通、系統集成解決方案服務(wù)商,是擁有業(yè)內頂級設計陣容和行業(yè)資質(zhì)的高科技企業(yè),致力于為客戶(hù)提供智能交通、智慧城市、平安城市、云應用等系統的綜合解決方案,包括安防監控系統、出入口管理系統、智能樓宇綜合系統、大屏控制系統、停車(chē)場(chǎng)系統、音視頻系統、綜合布線(xiàn)系統、智能數據分析系統等眾多系統集成解決方案。經(jīng)過(guò)十余年發(fā)展,華夏高科在設計、工程、研發(fā)等方面形成了一支百余人的專(zhuān)業(yè)團隊。

經(jīng)過(guò)十一年的高速發(fā)展,華夏高科在政府、公用事業(yè)、企業(yè)、公安及教育等行業(yè)的眾多客戶(hù)提供各種解決方案,為數百家大中型客戶(hù)提供了智能化解決方案設計、建設與服務(wù),在系統集成的技術(shù)論證、設備選型、網(wǎng)絡(luò )建設、信息系統安全、安裝調試及相關(guān)的技術(shù)支持和售后服務(wù)等方面積累了豐富的經(jīng)驗和大量成功案例。

華夏高科以滿(mǎn)足客戶(hù)對智能化系統建設個(gè)性化需求為目標,提供包括咨詢(xún)、設計、研發(fā)、集成和駐場(chǎng)運維等全方位服務(wù),得到了各行業(yè)大中型客戶(hù)的廣泛贊譽(yù)。

華夏高科通過(guò)雄厚的技術(shù)和運營(yíng)實(shí)力,成功實(shí)現3年銷(xiāo)售額100%增長(cháng),成為智能化綜合解決方案行業(yè)的領(lǐng)導者。我們在數以千計的案例中反復實(shí)踐,在無(wú)數用戶(hù)的贊譽(yù)里不忘初衷,在滴水穿石的細節處精益求精;我們用青春承載智慧型生活的理想,我們用專(zhuān)業(yè)鍛造管家式服務(wù)的金牌!只因我們相信:智能改善人類(lèi)生活。

組織機構圖:

 

華夏高科信息技術(shù)有限公司案例分析

 

二、實(shí)施應用分析

 

1、信息化動(dòng)因

隨著(zhù)華夏高科承接項目的增多,規模的不斷擴大,加上業(yè)主需求的變化的不斷加劇,企業(yè)內部原先以半手工管理為主的管理模式已不能適應企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的要求,各部門(mén)相當大的精力放在做計劃、做報表的基礎上,信息反饋不夠及時(shí),計劃、采購安排不盡合理,進(jìn)度管理基本依賴(lài)人工方式,部分產(chǎn)品不能按時(shí)到貨,項目成本有失控危險。因此,對企業(yè)內部信息化管理體系進(jìn)一步的完善已是當務(wù)之急。

2、信息化應用范圍

本次華夏高科項目管理系統應用范圍包括:辦公室、工程部、業(yè)務(wù)中心、項目管理部、商信部、技術(shù)部、財務(wù)部等集團各職能部門(mén)及各地項目部。

涉及華夏高科多項業(yè)務(wù):車(chē)輛管理、通知公告新聞、獎勵處罰、人事管理、績(jì)效考核、請假銷(xiāo)假、辦公用品管理、施工用具管理、固定資產(chǎn)管理、商機管理、投標管理、項目立項、施工方案、工程預算、項目進(jìn)度監控、物資采購與出入庫、工程合同管理、銷(xiāo)售合同管理、維保合同管理、分包合同管理、費用預算與報銷(xiāo)、設備借用、維修件管理等。

涉及到的項目形態(tài)包括:純商品銷(xiāo)售項目、工程施工項目、售后維護項目、設備測試項目、設備維修項目等多種項目形態(tài)。

3、信息化實(shí)施歷程

華夏高科與邦永科技公司的合作始于2015年,先后實(shí)施完成了協(xié)同辦公系統、進(jìn)度計劃系統、物資采購系統、合同管理系統、成本管理系統、資金管理系統、手機移動(dòng)應用等子系統的實(shí)施工作。根據PM2項目管理實(shí)施方法論分為5個(gè)階段進(jìn)行。

    (1)藍 圖 設 計 階段:10月12日—10月19日
    (2)系 統 搭 建 階段:10月20日—11月01日
    (3)產(chǎn) 品 培 訓 階段:11月02日—11月06日
    (4)試點(diǎn)項目應用階段:11月07日—11月30日
    (5)整體項目推廣階段:12月01日—12月25日

4、應用效果

(1)、全過(guò)程的動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)監控管理,克服一次完成,最終算帳的靜態(tài)管理弊病,將項目預算與工程進(jìn)度計劃的執行監督與控制納入實(shí)時(shí)的管理軌道。公司及項目各職能部門(mén)可隨時(shí)監控項目的進(jìn)度及預算執行情況,以做出科學(xué)決策。

(2)、以項目計劃為基礎的全過(guò)程系統管理,克服設計、采購、施工相割裂的管理模式。解決各項目、單元項目之間由于在設計、施工、采購等環(huán)節進(jìn)度不一致造成的窩工、待料、成本超支等問(wèn)題。實(shí)現項目建設全過(guò)程的綜合協(xié)調與優(yōu)化,達到公司對整體進(jìn)度的要求。

(3)、合同、進(jìn)度、成本、資金的綜合管理,克服只追求單方面最佳的片面與孤立的管理思路,建立起對項目的科學(xué)的評價(jià)體系。

(4)、計劃和實(shí)際進(jìn)展的定量管理,克服非量化的定性管理造成的主觀(guān)性、隨意性。從施工組織設計的論證審批、采購供應商選擇、材料材質(zhì)及技術(shù)規格審核,開(kāi)車(chē)試運行均遵循最優(yōu)化的評價(jià)目標與關(guān)鍵路徑,克服傳統的經(jīng)驗模式。

(5)、積累企業(yè)知識庫,包括合格供應商、材料設備歷史采購價(jià)格,最佳營(yíng)造做法等,為企業(yè)的持續發(fā)展積累寶貴的經(jīng)驗數據。

 

三、客戶(hù)感言

 

PM2管理軟件將可以將工程實(shí)施從物料到費用控制,從流程到審批完全實(shí)時(shí)掌控,使我們可以實(shí)時(shí)掌控工程、成本、費用等的進(jìn)度及實(shí)施情況。通過(guò)數據分析比對,可完成工程的詳細統計及分析,幫助更好的實(shí)現項目精細化、扁平化的全面控制和分析研判,給后續項目提供有力的數據支撐及幫助。通過(guò)軟件平臺可以讓公司從項目管理、流程控制等各個(gè)環(huán)節優(yōu)化結構、提高效率,使管理更有效,數據更準確,完善了公司的項目管理智能化、數字化的管理水平。

 

——臨沂市華夏高科信息有限公司副總經(jīng)理楊傳啟

 

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